5 Tipps für gutes Zeitmanagement im Home Office

Als introvertierte Person ist die Arbeit aus dem Home Office ein Traum – dachte ich. Vor Corona suchte ich bei anspruchsvollen Aufgaben die Ruhe in unserem lebhaften Büro. Ich fand sie in den Fokusräumen, setzte mir Noise Cancelling Kopfhörer auf und freute mich, als wir neue Acoustic Panels installierten. Trotzdem fand ich die Motivation, jeden Morgen zum Sport zu fahren und sogar noch Dinge vor der Arbeit zu erledigen. Ich freute mich, meine Kolleg*innen zu sehen und die Mittagspause gemeinsam zu verbringen. Mit Beginn der Pandemie stellten wir uns dann auf die Arbeit aus dem Home Office ein. Darüber war ich auch ein bisschen glücklich. Ich würde die Zeit, die ich morgens durch den Wegfall des Arbeitsweges spare, in Ruhe für meine Projekte nutzen.

Tatsächlich ging es mir aber anders und ich merkte schnell, dass der Arbeitsweg eine mentale Trennlinie zwischen Berufs- und Privatleben geschaffen hatte. Diese Trennlinie fehlte jetzt: Im Home Office fiel es mir schwer einen Rhythmus zu finden. Die Grenzen zwischen Arbeit und privater Zeit verschwammen mitunter. Damals wusste ich noch nicht, dass laut einer internationalen Studie 7 von 10 Teilnehmer*innen das Jahr 2020 als das stressigste Jahr ihres Lebens einstuften. Die Teilnehmer*innen gaben an, im Home Office mehr zu arbeiten und weniger Möglichkeiten zur Entlastung zu haben.

Statt das Team jeden Morgen zu begrüßen, startete ich ab sofort alleine in meinen Tag: Soll ich heute ausnahmsweise länger schlafen und später aufhören? Wann habe ich mein Tagesziel erreicht? Soll ich nach dem Abendessen noch diese eine, dringende Aufgabe erledigen?

Allgemein fiel es mir jetzt schwerer, Privates und Berufliches zu trennen. Im Büro konnte ich mich in den Ruheraum zurückziehen, ungestört arbeiten, die Pause mit meinen Kolleg*innen verbringen und danach zuhause entspannen. Jetzt vermischten sich diese kleinen Rituale miteinander und mein Wohnzimmer war zum Arbeitszimmer geworden.

Diese Herausforderungen betreffen sehr viele von uns. Trotzdem erlebe ich das Home Office auch als eine Chance für mich, um konzentrierter, effektiver und produktiver zu arbeiten. Mittels einiger Zeitmanagement Methoden habe ich es geschafft mit den Herausforderungen im Home Office besser umzugehen – einige stammen aus unserem internen Lemundo Newsletter, andere wurden mir von meinen Kolleg*innen empfohlen.

Damit auch du in deinen eigenen vier Wänden zufrieden und effizient arbeiten kannst, möchte ich unsere 6 Tipps für besseres Zeitmanagement im Home Office mit dir teilen.

Fest geplante Zeiten für bewusste Konzentration? Klingt einfach, wenn ich alleine am Küchentisch sitze und mir die Zeit im Kalender geblockt habe.

How-to: So stellst du deine Fokuszeit im Google Kalender ein.

Der Status im Team-Chat ist auf “Bitte nicht stören” gestellt und es kann losgehen mit den anspruchsvollen Aufgaben. Doch plötzlich klingelt das Haustelefon…ich könnte ja noch kurz rangehen. Und zack: Der Fokus ist weg. Da kann die Pomodoro Methode helfen!

Mit der Pomodoro Methode hast du die Möglichkeit, deine Fokuszeit als Ganzes zu visualisieren. Teile deine Zeit in 4 Konzentrationsperioden à 25 Minuten auf. Zwischen den 25 Minuten kannst du eine fünfminütige Pause einlegen, bis die nächsten 25 Minuten Fokuszeit folgen. Nach 4 Pomodoro-Perioden steht eine längere Pause an. Besonders praktisch an dieser Methode ist, dass alles ignoriert wird, was reinkommt. Wenn dir jemand während der Fokuszeit eine Mail schreibt, notierst du dir einfach, die Person später zu kontaktieren. So bleibst du im Flow und konzentrierst dich effektiv, statt immer wieder den Fokus zu verlieren.

Spätestens während des ersten Lockdowns wurde klar: Online Meetings ersetzen den persönlichen Kontakt definitiv nicht! Im Home Office passiert es schnell, dass wir uns ent-sozialisieren und uns von unseren persönlichen Kontakten entfremden, vermutlich sogar ohne dass es uns bewusst wird.

Termine, die nur dem sozialen Austausch dienen, sind eine Möglichkeit, das Team zusammenzuhalten und gegenseitiges Interesse zu zeigen. Was machen meine Kolleg*innen? Wie geht es ihnen? Was beschäftigt sie? Die Wertschätzung und Bindung zueinander ist unser menschliches Bedürfnis und darf nicht fehlen, auch wenn die räumliche Distanz bestehen bleibt.

Bei Lemundo treffen wir uns jeden Mittwoch zum virtuellen Mittagessen und bleiben so vernetzt. Außerdem haben wir die Möglichkeit uns auf ein “Secret Lunch” zu treffen, sozusagen ein Blind Date am virtuellen Arbeitsplatz. So lernen wir Kolleg*innen auch privat kennen oder treffen vielleicht sogar zum ersten Mal aufeinander, wenn wir bisher noch keine beruflichen Berührungspunkte miteinander hatten.

Die Arbeit im Homeoffice erinnert oft an das Lernen auf eine Prüfung. Es gibt zeitintensive und anspruchsvolle Aufgaben, die ich vor mir herschiebe, während ich mich in den kleinen Tasks verzettele. Und eigentlich weiß ich  genau welche dringenden Themen noch auf der eigenen Agenda stehen, während ich mich durch mein E-Mail-Postfach kämpfe. Diese eine Aufgabe, die unangenehm im Kopf herumschwirrt.

Deswegen ist es wichtig den Frosch zu essen. Aber natürlich nicht wortwörtlich! Eat that Frog heißt einfach, das Schlimmste zuerst erledigen. Ziehe die schwierigste und herausforderndste Aufgabe vor, auch wenn sie vielleicht keinen Spaß macht – so wie einen Frosch zu essen eben. Ist der Frosch gegessen, also die unangenehmste Aufgabe erledigt, dann kannst du entspannter in den Rest des Tages starten. Übrigens: Wenn es zwei Frösche gibt, esse den hässlicheren zuerst!

Digitale Meetings sind essentiell, um während dem Home Office als Team zu kommunizieren. Aber sie sind oft hinderlich wenn es darum geht, sich intensiv Zeit für die eigenen Projekte zu nehmen und sich über einen längeren Zeitraum hinweg zu fokussieren. Kennst du das: du sitzt in einem Meeting und fragst dich, wieso du überhaupt eingeladen bist? Keine Panik, sicher bist du mit dem Gedanken nicht alleine! Überlege und kommuniziere offen, ob das Meeting relevant für dich ist. Sprich mit dem/der Organisator*in des Meetings darüber, inwiefern du etwas beitragen oder mitnehmen kannst.

Um überflüssige Meetings zu vermeiden, hilft eine klare Meeting-Planung. Dafür sollte vor jedem Meeting die Agenda geklärt und während dem Meeting die Aufgaben und Rollen verteilt werden. Durch regelmäßiges Protokollieren kann die Zeit während des Meetings  sinnvoll genutzt werden. Öffentliche Meeting-Notizen zu nutzen hilft, um vorab den Zweck und die Relevanz des Meetings einzuordnen. Wichtig ist auch, während dem Meeting die nächsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten abzuklären, um vermeidbare Abstimmungen im Nachgang zu vermeiden.

Wer gesund bleiben will, sollte 10.000 Schritte täglich anstreben. Büroangestellte laufen im Schnitt 1.500 Schritte an einem Arbeitstag. Im Homeoffice beschränken sich die Schritte oft auf den Gang zum Kühlschrank und wieder zurück zum Schreibtisch. Da bleibt einiges an Bewegung auf der Strecke!

Es fehlt aber auch ein Moment, in dem du abschalten, deine Gedanken sortieren und dich auf den Tag vorbereiten kannst. Der Arbeitsweg setzt unserem Verstand das klare Signal, dass wir die Freizeit verlassen und den Arbeitstag ansteuern. Wenn sich diese Grenzen vermischen, fühlen wir uns eher überlastet, unausgeglichen und unbeweglich. Wie wäre es, deinen Arbeitsweg durch einen Gang um den Block zu ersetzen? Oder mache einen kleinen Waldspaziergang, um dich vor oder nach der Arbeit gedanklich zu sortieren. Alternativ kannst du dir dein Mittagessen einpacken und die Pause nutzen, um etwas frische Luft zu schnappen. Dein Körper und Geist werden es dir danken!

Im Home Office tragen wir selbst die Verantwortung, unsere Zeit bewusst zu planen und zu nutzen. Der tägliche Gang ins Büro bringt Struktur in unser Leben. Die Struktur können wir uns aber auch zuhause schaffen, indem wir die Zeit im Home Office als Chance sehen, unsere Bedürfnisse zu checken. Konzentration, Kommunikation oder vielleicht Routine? Finde heraus, welche Rituale du zuhause vermisst und integriere sie in deinen Home Office Alltag. 

In der aktuellen Situation vermisse ich den persönlichen Austausch mit Kolleg*innen. Umso dankbarer bin ich dafür, dass wir uns regelmäßig in Meetings treffen, digitale After Work Events veranstalten, uns vernetzen und den Spaß am Zusammensein nicht verlieren. Inzwischen scheint es unglaublich, dass vor der Pandemie nur 4 Prozent der Deutschen von zuhause aus tätig waren. Die Möglichkeiten, um sich als Team digital auszutauschen, sind nach 2 Jahren Corona-Pandemie zur Normalität geworden. Ich freue mich meine Kolleg*innen bald wieder im Büro begrüßen zu können, bin aber auch froh um die digitale Flexibilität, die wir als Team gewonnen haben. Einen Teil der Woche zuhause und den anderen Teil im Büro zu verbringen, hört sich für mich nach der perfekten Kombination an. Ob Remote oder persönlich – wichtig ist, zusammenzuhalten!