EDI

EDI ist ein Abkürzung für „Electronic Data Interchange“ und steht für den elektronischen Datenaustausch. Dies ist eine Vorgehensweise, die häufig angewendet wird, um Geschäftsvorgänge zu automatisieren und zu beschleunigen. EDI basiert auf dem Austausch von Daten in digitaler Form über verschiedene Kommunikationswege. Der elektronische Dokumentenverkehr ermöglicht eine erhebliche Verringerung der Zahl der Papierdokumente, was unter anderem zu einer deutlichen Verbesserung der Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern führt. Die digitalen Dokumente können Rechnungen, Lieferscheine oder andere geschäftliche Papiere sein. EDI funktioniert, indem es Datensätze in einem standardisierten Format erstellt und übermittelt. Dieses Format wird als „EDIFACT“ bezeichnet und wird vom International Standards Organization (ISO) festgelegt. Um EDI zu nutzen, müssen Unternehmen spezielle Software und Hardware kaufen und installieren.

Ein richtig implementiertes EDI-System ermöglicht es, auf Papierrechnungen zu verzichten, auch wenn der Empfänger die Rechnung nicht elektronisch speichert. In diesem Fall ist es beispielsweise möglich, die Rechnung auf einem Portal auszustellen, von dem der Empfänger das Dokument nach dem Einloggen herunterladen kann, dem Empfänger einen Link zu schicken, der direkt zu dem ausgestellten Dokument führt, oder die Rechnung per E-Mail als PDF-Datei zu versenden. In all diesen Fällen kann der Empfänger die Rechnung ausdrucken und in Papierform aufbewahren. Die charakteristischsten Merkmale des elektronischen Dokumentenumlaufsystems eines Unternehmens sind:

• die Verwendung einer bestimmten Struktur und eines bestimmten Formats für die Übermittlung von Nachrichten und Dokumenten,
• direkte Kommunikation zwischen IT-Systemen,
• Skalierbarkeit, sodass eine Zunahme des übertragenen Informationsvolumens keine Investitionen in den Ausbau der Infrastruktur erforderlich macht,
• Sicherheit, da die übermittelten Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Zu den wichtigsten Vorteilen eines elektronischen Dokumentenumlaufsystems gehören die Beschleunigung der Dokumentenverarbeitung, die Verringerung des mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Fehlerrisikos, die Beseitigung von Datenduplikaten und die Senkung der Kosten für den Versand, die Speicherung und die Verwaltung von Dokumenten. Da dieselben Daten nicht mehr mehrfach manuell eingegeben werden müssen, wird das Risiko, dass falsche Informationen an einen Auftragnehmer weitergegeben werden, erheblich verringert. Dies wiederum führt zu einer schnelleren Auftragsabwicklung und einer Verkürzung der Bearbeitungszeit. EDI-Systeme können auch die Korrektheit der eingegebenen Daten überprüfen und durch die Verbesserung des Bargeldflusses infolge des verbesserten Dokumentenflusses die Dauer des Auftragsbearbeitungs- und Rechnungsstellungszyklus verkürzen.